税 務
令和６年からの電子帳簿保存法への対応
電子取引データの保存方法は？
10月からインボイス制度が開始され、準備や対応も大変だと思われます。 また来年令和6年からは電子帳簿保存法の宥恕（ユウジョ）期間も終了し、本格稼働されます。
今回はこの制度の概要と、各データの保存も一部義務化されますので、実際どのように保存すれば良いのか等を紹介致します。
1. 「電子帳簿保存法」とはどのような制度なのですか？
税法上保存が必要な帳簿や、領収証や請求書などの国税関係書類を、今までの紙ではなく電子データで保存する制度であり、下記の3つに区分されます。
- ①電子帳簿等保存 パソコン等で作成したデータ／電子保存選択可
- 会計ソフトで作成した総勘定元帳や仕訳帳などの帳簿データや、貸借対照表などの決算関係書類データ。販売管理ソフトで作成した請求書データなど。
- ②スキャナ保存 スマホやスキャナで読み取ったデータ／電子保存選択可
- 取引先から紙で入手した契約書、見積書、納品書、注文書や請求書など。 自社作成した紙の請求書や領収証など。
- ③電子取引データ保存 電子でやり取りしたデータ／電子保存必須
- 注文書や見積書、送り状や請求書、契約書など取引先と電子データでやり取りした場合の電子取引データなど。
2. 各帳簿やデータを保存するための要件や方法は？
- ①電子帳簿等保存 パソコン等で作成したデータ／電子保存選択可
- ソフトの説明書やディスプレイ等を備え、税務調査時にはダウンロードの求めに応じる事が出来れば、訂正・削除履歴が残らない場合でも、電子データのまま保存は可能です。
- その上で、訂正・削除履歴確認や、取引年月日や日付、金額での検索要件などを満たしていれば優良な電子帳簿保存に該当し、電子帳簿に関する過少申告加算税が発生した場合に5％軽減される措置もあります。
- （弊社会計ソフト：まるごと経理部は優良要件を満たしています)
- ②スキャナ保存 スマホやスキャナで読み取ったデータ／電子保存選択可
- 解像度やカラー画像、タイムスタンプの付与(第三者機関である時刻認証業務認定事業者による)や入力期間の制限、複数の検索機能等様々なルールがある為ハードルは高そうです。対応ソフトの使用が良いかもしれません。
- 但し、データ保存に関しては会社の任意ですので、いままで通り紙での保存は可能です。
- （弊社会計ソフト：まるごと経理部 電子データBOXは要件を満たします)
- ③電子取引データ保存 電子でやり取りしたデータ／電子保存必須
- 上記①②に関して電子データ保存は任意でしたが、③に関しては必須となります。但し、取引先とデータでやり取りしたものが対象であり、紙でやり取りしたものは必須ではありません。
- 電子保存にあたって原則的には、「タイムスタンプの付与」などの改ざん防止措置、「日付・金額・取引先」で検索が可能等の要件があります。 タイムスタンプの付与が出来ない場合に関しては、社内の電子データ取扱い規定「事務処理規定」を制定すれば、改ざん防止措置要件を満たします。
- この規定のサンプルは国税庁ＨＰよりダウンロードが可能ですが、電子取引の範囲、対象データの確認、訂正削除を行う場合の申請や報告書の作成、各取扱い責任者等を取り決め、運用する事になります。
- （弊社会計ソフト：まるごと経理部 電子データBOXは要件を満たします)
まるごと経理部 電子データBOXは本年10月中にリリース予定です。
検索機能の全てを不要とする措置が限定的ですが見直されました。
税務調査等の際に電子データのダウンロードの求めに応じることが出来る場合で、基準期間の売上高が5,000万円以下(従前1,000万円以下)の保存義務者であること。あるいは電子取引データをプリントアウトした書面を、取引年月日や取引先ごとに整理された状態で提示または提出が出来る保存義務者の場合も、この要件は不要になります。
新たな猶予措置も整備されました。
税務調査時のダウンロードの求めに応じることが可能であるが、相当の理由があり、電子データの保存が出来ないことについて所轄税務署長が認める場合(申請は不要)は、各要件なしに電子データの保存が可能です。
