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情報通信


　　　　　　　ビジネスメールの基本マナー


　　　　　　　　　　　　　　　　　　税経管理第10部　部長　細美　忠彰


　電子メールは、今ではすっかり私たちの生活に浸透し、最近では友達同士で

も、電話よりも電子メールを使って、連絡を取り合うことが多いようです。

　ビジネスの世界でも、電子メールは多く使われています。今回は、仕事上で

の電子メールのマナーや注意すべき点について考えてみたいと思います。


1.件名

　メールには内容がわかるような、適切な件名をつけましょう。これは受信

した人が届いたときに、すぐ読むかどうかの判断役立ちます。また、後で内

容を確認するときに探しやすくなります。


2.内容は簡潔に

　１行は30〜35文字程度で、3~4行ごとに改行すると良いでしょう。空白行

を入れると、より読みやすくなります。不要な言葉は、できるだけ省いて、

簡潔な文章になるように心がけましょう。伝えたいことが多い場合は、箇条

書きにすると、すっきりします。

　「明日」「明後日」という表現よりも「４月25日」「５月１日」といった

方が、後から見たときにわかりやすくなります。

　ファイルを添付するときは、あらかじめ相手にその添付ファイルが見られ

る環境であることを確認して、添付ファイル付きのメールを送ることを知ら

せた方が良いでしょう。

　半角のカタカナはもちろん、顔文字や機種依存文字は使わないようにしま

しょう。友達同士では楽しい顔文字も、ビジネスでは相手を不快にさせるこ

とにもなりかねません。


3.挨拶

　ビジネスメールは「簡潔に」が基本ですが、最初に「＊＊会社の＊＊です。

いつもお世話になっております」という程度の挨拶は入れた方が、よいでし

ょう。またメールの最後に、会社名、所属、電話番号等の入った署名を入れ

るときは、５〜６行程度にまとめ、あまり長くなりすぎないように注意しま

しょう。


4.ＣＣとＢＣＣ

　「ＣＣ」と「ＢＣＣ」の欄にアドレスを入力すると、１通のメールを複数

の人に、同時に配信することができます。「ＣＣ」は、受信者に他の宛先が

わかりますが「ＢＣＣ」は受信者に他の宛先がわかりません。受信者に「こ

の人にも送っています」ということが、わかった方が良い場合は「ＣＣ」で

送って、特に知らせる必要がない場合は、「ＢＣＣ」で送るのがよいでしょ

う。


5.電話との併用

　電子メールは「聞き間違いを防ぐ」「相手の都合を気にせず送信でき、相

手も都合のいいときに読むことができる」等の利点がありますが、反面「相

手がメールチェックをするまでのタイムラグがある」「感情や言葉のニュア

ンスが伝わりにくい」という不利な点もあります。

　文章だけでは、上手く伝えられない用件や、緊急の用件のときには、電話

を使った方がよいでしょう。またクレーム等で、感情的になっている相手に

は、直接会うか電話で応対し、メールを使うことはさけましょう。


6.了解メールを送る

　電子メールは基本的には送信した人からは、相手がメールを読んだかどう

かの確認ができません。「＊＊の件、了解いたしました」の一言だけでも、

必ず返信するようにしましょう。また返事の内容が、調べるのに時間がかか

る場合や、仕事が重なっていてすぐに返信できないときには、下記のように

簡単な返事を、先に出しておくとよいでしょう。

「＊＊の件のメールを受け取りました。ご返事は＊＊日の＊＊時頃までに、

さしあげます。よろしくお願いします」


　便利な電子メール、上手に使って、仕事に役立てていきたいものです。

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